Zadzwoń

Polityka prywatności

Ta polityka opisuje, jakie dane zbieramy na stronie www.klinika-reflektorow.pl, po co, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Klinika Reflektorów sp. z o.o. z siedzibą w Krapkowicach, ul. Księdza Duszy 15, 47-303 Krapkowice, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001134093, NIP 1990133053, REGON 529994318, kapitał zakładowy 5 000 zł. Warsztat (miejsce obsługi klientów): ul. Kamienna 9, 47-300 Krapkowice.

Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail biuro@klinika-reflektorow.pl, telefon +48 505 535 530 albo listownie na adres siedziby: ul. Księdza Duszy 15, 47-303 Krapkowice.

2. Jakie dane zbieramy i po co

Odwiedziny strony

Przy każdym wejściu na stronę serwer Cloudflare przetwarza dane techniczne (m.in. adres IP, czas wizyty, adres odwiedzanej strony, rodzaj przeglądarki), żeby dostarczyć stronę i chronić ją przed atakami. Gdy pierwszy raz klikniesz w formularz kontaktowy (w dowolne pole albo link w nim), przeglądarka pobiera z serwera systemu warsztatu (Vercel) znacznik czasu chroniący przed spamem — Vercel widzi wtedy te same dane techniczne, także jeśli ostatecznie nie wyślesz zapytania; system warsztatu nic z tego nie zapisuje, dopóki zapytania nie wyślesz. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes — bezpieczne i sprawne działanie strony (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Formularz kontaktowy

Gdy wysyłasz zapytanie przez formularz, przetwarzamy dane, które podajesz: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, model i rok auta (jeśli je podasz), opis problemu oraz zdjęcia (jeśli je dodasz), a także datę i godzinę wysłania zapytania.

Robimy to, żeby odpowiedzieć na zapytanie, przygotować wycenę i — jeśli się zdecydujesz — przyjąć zlecenie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy), a gdy pytanie nie dotyczy wyceny ani zlecenia — nasz prawnie uzasadniony interes, czyli odpowiadanie na wiadomości od klientów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zapytanie trafia do systemu, w którym prowadzimy zlecenia warsztatu. Dostęp do zapytań mają wyłącznie upoważnione osoby z naszej firmy; dostawcy techniczni wymienieni w punkcie 4 przechowują je na nasze zlecenie. O nowym zapytaniu dostajemy powiadomienie e-mailem (z imieniem i nazwiskiem, telefonem, modelem i rokiem auta, liczbą zdjęć i początkiem opisu — bez adresu e-mail i zdjęć). Zdjęcia są przed wysłaniem zmniejszane w Twojej przeglądarce i zapisywane na nowo, więc nie trafiają do nas zapisane w nich dodatkowe informacje, np. miejsce zrobienia zdjęcia.

Żeby chronić formularz przed spamem bez łamigłówek, przy zapytaniu zapisujemy też skrót adresu IP — zamiast samego adresu kod wyliczony z niego tajnym kluczem (to nadal dane osobowe, ale samego adresu nie przechowujemy) — oraz informację o przeglądarce. Skrót służy do ograniczenia liczby zapytań z jednego adresu, a informacja o przeglądarce — żeby przy podejrzanym zapytaniu dało się sprawdzić, czy wysłał je program. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes — ochrona przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Zlecenia

Jeśli z zapytania albo rozmowy powstanie zlecenie, przetwarzamy dane, żeby je wykonać, odesłać lampę i obsłużyć gwarancję (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawić fakturę i przechowywać dokumenty księgowe (obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i ustawą o rachunkowości) oraz żeby ustalić i dochodzić roszczeń albo bronić się przed nimi (nasz prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Telefon i e-mail

Jeśli dzwonisz albo piszesz, przetwarzamy dane z tej rozmowy lub korespondencji, żeby odpowiedzieć i obsłużyć sprawę: gdy dotyczy wyceny lub zlecenia — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w pozostałych sprawach — na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, czyli odpowiadania na kierowane do nas wiadomości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Mapa Google

Na stronie głównej i na stronie Kontakt możemy pokazać mapę Google z dojazdem do warsztatu. Mapa wczytuje się dopiero po Twojej zgodzie, wyrażonej przyciskiem „Zgoda” w karcie ciasteczek albo przyciskiem „Pokaż mapę” w miejscu mapy (obie zgody zapamiętujemy tak samo — punkt 3 — i obejmują całą stronę). Wtedy Twoja przeglądarka łączy się z serwerami Google, które otrzymują m.in. Twój adres IP, adres strony, na której jest mapa, i informacje o przeglądarce, a także mogą zapisać na Twoim urządzeniu pliki cookie albo odczytać zapisane wcześniej (np. gdy jesteś zalogowany na konto Google).

Za samo osadzenie mapy na naszej stronie i przekazanie tych danych Google odpowiadamy wspólnie z Google: my pytamy Cię o zgodę, informujemy o przetwarzaniu i przyjmujemy Twoje żądania, a Google odpowiada za to, co dalej robi z otrzymanymi danymi. Dalej dane przetwarza Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w polityce prywatności Google (policies.google.com/privacy), także w USA (Google LLC, na podstawie ram ochrony danych UE–USA). Swoje prawa możesz realizować u nas albo bezpośrednio w Google.

Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać przyciskiem „Ustawienia ciasteczek” na dole strony; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem tego, co działo się wcześniej. Bez zgody zamiast mapy widzisz przycisk „Pokaż mapę” i link „Otwórz w Mapach Google”, który otwiera Mapy Google w nowej karcie.

Strona sama nie zapisuje żadnych plików cookie. Nie korzystamy z Google Analytics, piksela Facebooka ani podobnych narzędzi do statystyk czy reklam.

  • Twoją decyzję w sprawie mapy (zgoda albo jej brak) zapisujemy w pamięci przeglądarki (localStorage), żeby nie pytać przy każdej wizycie — dopiero po Twoim wyborze. Ten zapis jest niezbędny, żeby zapamiętać wybór, więc nie wymaga zgody; nie trafia do nas na serwer i nie służy do śledzenia.
  • Z serwerami Google strona łączy się tylko wtedy, gdy zgodzisz się na mapę (punkt 2) — dopiero wtedy Google może odczytać lub zapisać swoje pliki cookie.
  • Na stronie są linki do naszych profili na Facebooku, TikToku i YouTube. Strona niczego z tych serwisów nie wczytuje — łączysz się z nimi dopiero po kliknięciu linku, na ich zasadach.

Decyzję możesz zmienić w każdej chwili przyciskiem „Ustawienia ciasteczek” na dole strony. Możesz też usunąć zapisane dane w ustawieniach przeglądarki.

4. Komu przekazujemy dane

Dane powierzamy dostawcom, którzy przetwarzają je wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:

  • Cloudflare, Inc. — utrzymanie strony (hosting) i przechowywanie zdjęć z zapytań (zdjęcia przechowywane w Unii Europejskiej),
  • Vercel Inc. — serwer systemu warsztatu (program działa we Frankfurcie, Niemcy; dane techniczne Vercel może przetwarzać także w USA),
  • Supabase, Inc. — baza danych systemu warsztatu (dane przechowywane we Frankfurcie, Niemcy),
  • Plus Five Five, Inc. (Resend) — wysyłka e-maili z systemu warsztatu: powiadomień o nowych zapytaniach, a gdy powstanie zlecenie — także wiadomości do Ciebie (wysyłka z serwerów w Irlandii),
  • cyber_Folks S.A. (Poznań) — obsługa naszej poczty elektronicznej,
  • Google — przechowywanie kopii zapasowych systemu warsztatu na Dysku Google (kopie bazy danych są zaszyfrowane, klucz mamy tylko my) oraz kopii zdjęć zleceń,
  • przy zleceniach: operator bramki SMS (wiadomości o stanie zlecenia).

Mapa Google działa inaczej: po Twojej zgodzie Google otrzymuje dane bezpośrednio z Twojej przeglądarki (punkt 2, „Mapa Google”).

Dane mogą też otrzymać serwis zamawiania przesyłek Furgonetka, kurierzy i operatorzy pocztowi (gdy wysyłasz lub odbierasz lampę), biuro rachunkowe (gdy powstanie zlecenie i faktura) oraz organy publiczne, jeśli wymaga tego prawo.

Cloudflare, Vercel, Supabase i Resend mają siedzibę w USA, a Google może przekazywać dane do Google LLC w USA. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 w sprawie ram ochrony danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework) — wobec firm, które przystąpiły do tych ram — albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (decyzja wykonawcza (UE) 2021/914). Kopię tych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na biuro@klinika-reflektorow.pl.

5. Jak długo przechowujemy dane

  • Zapytania z formularza (z danymi i zdjęciami): 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w sprawie, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie.
  • Jeśli z zapytania powstanie zlecenie: faktury i inne dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku; pozostałe dane zlecenia — do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, w tym z gwarancji.
  • Dane z rozmów telefonicznych i z korespondencji e-mail: do czasu zakończenia sprawy, a potem tak długo, jak mogą być potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  • Skrót adresu IP i informację o przeglądarce: razem z zapytaniem.
  • Kopie zapasowe bazy danych systemu warsztatu: około 6 miesięcy od utworzenia kopii (po skasowaniu plik może jeszcze do 30 dni leżeć w koszu Dysku Google) — tak długo mogą w nich pozostać także dane usunięte wcześniej z systemu. Kopię zdjęć zleceń na Dysku Google usuwamy razem ze zdjęciem w systemie.
  • Decyzję o zgodzie w pamięci przeglądarki: do czasu, aż ją zmienisz albo usuniesz dane przeglądarki.
  • Dane techniczne z odwiedzin strony (punkt 2): przez krótki czas potrzebny dostawcom do zapewnienia bezpieczeństwa i działania usług, zgodnie z ich zasadami.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

  • dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przeniesienia danych (gdy przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody),
  • wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem).

Prawo sprzeciwu. W każdej chwili możesz sprzeciwić się przetwarzaniu Twoich danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO). Wtedy przestaniemy je przetwarzać, chyba że wykażemy ważne prawnie uzasadnione podstawy albo potrzebujemy ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Żeby skorzystać z tych praw, napisz na biuro@klinika-reflektorow.pl. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie danych jest dobrowolne. Imię i nazwisko, telefon, e-mail i opis problemu są potrzebne, żeby wysłać formularz i dostać odpowiedź; model i rok auta oraz zdjęcia możesz pominąć. Jeśli wystawiamy fakturę (firmie zawsze, osobie prywatnej na jej prośbę), dane do niej trzeba podać, bo wymagają ich przepisy podatkowe. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Cię.

7. Bezpieczeństwo

Połączenie ze stroną i wysyłka formularza są szyfrowane (HTTPS). Dostęp do zapytań mają tylko upoważnione osoby z naszej firmy. Formularz chronimy przed spamem bez plików cookie i bez łamigłówek.

8. Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, gdy zmieni się sposób działania strony albo przepisy. Aktualna wersja jest zawsze pod tym adresem. Ta wersja obowiązuje od 2 października 2026 r.